Datenschutz & AVV
Wer für welche Daten verantwortlich ist, die Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Speicherort, Aufbewahrung und Gästedaten.
Mit Zimmerplan verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Gäste – Namen, Adressen, Geburtsdaten und Ausweisnummern. Diese Seite erklärt, wie Verantwortung und Datenschutz dabei geregelt sind.
Diese Seite ist eine Erklärung, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die AGB, die Datenschutzerklärung und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Wer ist verantwortlich?
- Sie als Vermieter sind für die Daten Ihrer Gäste Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Sie entscheiden, welche Daten Sie erfassen und wofür.
- Zimmerplan (WebMystiq Technologies GmbH, Villach) verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter – also nur, um Ihnen die Software bereitzustellen.
Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)
Dieses Verhältnis regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Sie ist Bestandteil der AGB und wird elektronisch abgeschlossen – eine Unterschrift auf Papier ist nicht nötig.
Wann wird die AVV abgeschlossen?
- beim Einrichten des Kontos über die Bestätigung von AGB und AVV,
- bei einem erneuten Abo-Abschluss,
- bei einer wesentlich geänderten Fassung: Dann erscheint nach der Anmeldung ein Hinweis Aktualisierte Auftragsverarbeitungsvereinbarung, den Administrator:innen mit Annehmen und fortfahren bestätigen.
Wo finde ich meine AVV?
Unter Einstellungen›Zahlung & Rechnungen ganz unten im Abschnitt Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV):
- Status – wann und von wem die AVV angenommen wurde, in welcher Version
- Aktuelle Fassung ansehen – der vollständige Text
- AVV als PDF herunterladen – mit Ihren Firmendaten und dem Annahmeprotokoll, z. B. für Ihre Unterlagen oder eine Prüfung durch die Datenschutzbehörde
- Annahmeprotokoll – alle bisherigen Annahmen
Den aktuellen Text können Sie auch ohne Anmeldung unter app.zimmerplan.at/avv lesen. Dort sind auch alle Sub-Auftragsverarbeiter (Hosting, E-Mail-Versand, Fehlerüberwachung usw.) aufgeführt.
Wo werden die Daten gespeichert?
Zimmerplan läuft auf Servern in Österreich und Deutschland – Ihre Daten werden innerhalb der EU gespeichert. Einzelne Dienstleister, etwa für den E-Mail-Versand, verarbeiten Daten auch außerhalb der EU; welche das sind und auf welcher Grundlage, steht in der Datenschutzerklärung.
Gäste informieren
Beim Online-Check-in sehen Ihre Gäste einen Datenschutzhinweis: Ihr Betrieb ist verantwortlich, die Rechtsgrundlage ist die Meldepflicht, Zimmerplan verarbeitet im Auftrag. Ihre eigene Datenschutzinformation für Gäste (z. B. auf Ihrer Website) ersetzt das nicht – erwähnen Sie darin, dass Sie Zimmerplan als Auftragsverarbeiter einsetzen.
Aufbewahrung und Löschung
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| Gästeblätter | 7 Jahre (Meldegesetz). Die Frist steht bei jedem Eintrag unter Aufbewahren bis. |
| Rechnungen | in der Regel 7 Jahre (§ 132 BAO) |
| Gästekartei | solange Sie sie benötigen – nicht mehr aktive Gäste können Sie archivieren |
| Nach Vertragsende | Export noch 30 Tage möglich, danach werden die Daten gelöscht |
Zimmerplan löscht Gästeblätter und Rechnungen nicht automatisch nach Ablauf der Frist. Verlangt ein Gast die Löschung seiner Daten, prüfen Sie zunächst, ob eine Aufbewahrungspflicht besteht, und wenden Sie sich für die Löschung an den Support.
Datensicherheit
- Verschlüsselte Verbindung (HTTPS) für alle Zugriffe
- Regelmäßige Sicherungen
- Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung – für Konten mit Gästedaten empfohlen
- Unterschriften im Gästeblatt werden mit einem Integritätsnachweis gespeichert, sodass nachträgliche Änderungen erkennbar wären
Ihre Mithilfe
- Verwenden Sie ein eigenes, sicheres Passwort und aktivieren Sie 2FA.
- Melden Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten ab.
- Schreiben Sie keine Gästedaten in Support-Anfragen – nennen Sie die Reservierungsnummer.
- Halten Sie interne Notizen und Sperr-Gründe sachlich: Gäste haben ein Auskunftsrecht.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.