Gästekartei
Gäste anlegen, Profile und Buchungshistorie einsehen, Gäste sperren und archivieren.
Unter Gäste verwalten Sie alle Personen, die bei Ihnen gebucht haben oder mitgereist sind. Ein Gast wird einmal angelegt und kann dann beliebig vielen Reservierungen zugeordnet werden.
Gästeliste
- Aktiv / Archiviert – zwei Reiter für aktuelle und archivierte Gäste
- Suche nach Name oder E-Mail
- Statusfilter – Alle, Nicht gesperrt, Gesperrt
Die Liste zeigt Name, Kontaktdaten, Nationalität, Anzahl der Aufenthalte, die letzte Buchung und den Status.
Neuen Gast anlegen
Klicken Sie auf Neuer Gast. Pflicht sind nur Vorname und Nachname – alles andere können Sie später ergänzen oder vom Gast beim Online-Check-in ausfüllen lassen.
| Abschnitt | Felder |
|---|---|
| Persönliche Informationen | Anrede, Titel (vor und nach dem Namen), Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, bevorzugte Sprache |
| Kontaktdaten | E-Mail, Telefon, Kontaktpräferenz (E-Mail, Telefon, SMS) |
| Adresse | Straße & Hausnummer, PLZ, Stadt, Land |
| Ausweisdaten | Ausweisart (Reisepass, Personalausweis, Führerschein), Ausweisnummer |
| Notizen | Interne Notizen – nur für Ihr Team sichtbar |
Gäste können Sie auch direkt beim Anlegen einer Reservierung oder Rechnung neu erfassen (Neuen Gast anlegen in der Gastsuche). Dort werden nur die wichtigsten Felder abgefragt.
Doppelte Gäste vermeiden
Suchen Sie vor dem Anlegen kurz, ob der Gast schon existiert – etwa nach der E-Mail-Adresse. Doppelt angelegte Gäste lassen sich derzeit nicht zusammenführen.
Gästeprofil
Ein Klick auf einen Gast öffnet sein Profil mit:
- Kennzahlen – vergangene Aufenthalte, Nächte gesamt, letzter Aufenthalt und Gesamtumsatz aus Rechnungen
- Persönliche Daten und Interne Notizen
- Buchungshistorie – alle Reservierungen, auch solche, bei denen der Gast als Begleiter mitgereist ist
Gast sperren
Mit einer Sperre markieren Sie Gäste, bei denen es Probleme gab (z. B. Schäden oder unbezahlte Rechnungen).
- Öffnen Sie den Gast und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Haken Sie unter Status & Notizen Gast gesperrt an und tragen Sie einen Sperr-Grund ein.
- Speichern Sie.
Die Sperre ist ein Warnhinweis: Wählen Sie den Gast im Kalender-Dialog oder auf einer Rechnung aus, erscheint Gesperrter Gast mit dem Grund. Eine Buchung wird dadurch nicht verhindert.
Datenschutz
Halten Sie den Sperr-Grund sachlich und knapp. Gäste haben nach der DSGVO ein Recht auf Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten – auch über interne Notizen.
Gast archivieren
Gäste, die Sie nicht mehr in der aktiven Liste sehen möchten, können Sie archivieren: Profil öffnen › Archivieren. Archivierte Gäste finden Sie im Reiter Archiviert und holen sie dort mit Wiederherstellen zurück.
Ein endgültiges Löschen von Gästen ist in Zimmerplan derzeit nicht vorgesehen, weil Gäste mit Rechnungen und Gästeblättern verknüpft sind, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen. Wenn ein Gast die Löschung seiner Daten verlangt, wenden Sie sich bitte an den Support.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.
Online-Check-in
Gäste füllen das Gästeblatt per Link oder QR-Code selbst aus und unterschreiben digital – am eigenen Handy oder an Ihrem Tablet.
Elektronisches Gästeverzeichnis
Digitale Gästeblätter nach dem österreichischen Meldegesetz – erfassen, einsehen, als PDF oder CSV exportieren und stornieren.