Elektronisches Gästeverzeichnis
Digitale Gästeblätter nach dem österreichischen Meldegesetz – erfassen, einsehen, als PDF oder CSV exportieren und stornieren.
Beherbergungsbetriebe in Österreich müssen ein Gästeverzeichnis führen (§ 5 Meldegesetz, § 19 Meldeverordnung). Zimmerplan führt dieses Verzeichnis elektronisch: Jeder Gast füllt sein Gästeblatt beim Online-Check-in selbst aus und unterschreibt digital.
Sie finden das Verzeichnis im Hauptmenü unter Gästeverzeichnis.
Meldung an Gemeinde und Tourismusverband
Zimmerplan meldet Ihre Gäste nicht automatisch an Ihre Gemeinde oder Ihren Tourismusverband. Die Meldung erledigen Sie wie bisher über das dortige Meldesystem. Die Daten dafür finden Sie im Gästeverzeichnis und im CSV-Export.
Wie Einträge entstehen
Einträge entstehen ausschließlich über den Online-Check-in. Je nach gewähltem Modus wird ein Gästeblatt angelegt als:
| Erfassungsfall | Bedeutung |
|---|---|
| A – Einzelreisender | Ein Gästeblatt pro Person |
| B – Familiärer Verbund | Ein Gästeblatt für eine Familie bzw. Lebensgemeinschaft, Mitreisende werden mit Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit erfasst |
| C – Reisegruppe | Ein Gästeblatt für eine Gruppe ab 8 Personen, Gruppenmitglieder als Liste |
Die Liste
Die Liste zeigt pro Eintrag Nr., Name mit Nationalität, Betrieb, Erfassungsfall, Ankunft, Abreise und Status (Eingereicht oder Storniert). Sie können nach Namen suchen und nach Status filtern. Über PDF laden Sie das Gästeblatt direkt herunter.
Ein Gästeblatt ansehen
Ein Klick auf einen Eintrag zeigt alle Angaben:
- Grunddaten – Betrieb, Erfassungsfall, Ankunft, voraussichtliche und tatsächliche Abreise, Aufbewahrungsfrist
- Meldepflichtige Person – Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland, Adresse
- Reisedokument – bei Gästen ohne österreichische Staatsbürgerschaft
- Mitreisende bzw. Gruppenmitglieder
- Unterschrift – mit Zeitpunkt der Unterzeichnung
Mit Zur Reservierung springen Sie zur zugehörigen Buchung.
Die tatsächliche Abreise wird eingetragen, wenn Sie in der Reservierung Check-out bestätigen (siehe Check-out).
Das PDF
Das Gästeblatt wird als PDF „Gästeblatt – Anlage A“ gemäß § 19 MeldeV erzeugt. Es enthält alle Angaben, die Unterschrift des Gastes und einen Integritätsnachweis. Das PDF wird beim Check-in erstellt und gespeichert, nach dem Check-out wird es mit der tatsächlichen Abreise aktualisiert.
Eintrag stornieren
Gästeblätter können nicht bearbeitet werden – das stellt sicher, dass die unterschriebenen Angaben unverändert bleiben. Hat ein Gast etwas falsch eingegeben oder wurde der falsche Gast eingecheckt:
- Öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf Stornieren.
- Bestätigen Sie mit Eintrag stornieren.
Folgen:
- Das PDF erhält den Vermerk STORNIERT und darf nicht mehr zur Erfüllung der Meldepflicht verwendet werden.
- Die Reservierung wechselt von Eingecheckt zurück auf Bestätigt.
- Sie können in der Reservierung einen neuen Check-in-Link erzeugen.
Ein stornierter Eintrag kann nicht wiederhergestellt werden.
Nummerierung
Die Gästeblätter werden pro Immobilie fortlaufend nummeriert, standardmäßig im Format 2026-0001. Das Format stellen Sie unter Nummernkreise ein.
Aufbewahrung
Gästeblätter sind 7 Jahre aufzubewahren. Das Ende der Frist sehen Sie bei jedem Eintrag unter Aufbewahren bis. Zimmerplan löscht Gästeblätter nicht automatisch.
CSV-Export
Mit CSV exportieren laden Sie alle Einträge Ihres Betriebs als Tabelle herunter – unabhängig von Suche und Filter.
Hinweise zur CSV-Datei
- Spaltenüberschriften und Werte sind derzeit auf Englisch.
- Trennzeichen ist das Komma. Öffnet Excel die Datei in nur einer Spalte, importieren Sie sie über Daten › Aus Text/CSV und wählen Sie „Komma“ als Trennzeichen.
- Mitreisende und die tatsächliche Abreise sind nicht enthalten. Diese finden Sie im Datenexport unter „Gästeverzeichnis – Mitreisende“.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.