Bearbeiten, Stornieren & Check-out
Die Reservierungsdetails, Änderungen, Stornierung, Löschen, Check-out und die Ortstaxe einer Reservierung.
Die Reservierungsdetails
Ein Klick auf Details in der Liste oder auf Reservierung öffnen im Kalender zeigt alle Angaben zu einer Buchung:
- Kopfbereich – Reservierungsnummer, Status, Zahlungsstatus, Immobilie und Einheit sowie die jeweils nächste sinnvolle Aktion (z. B. Gast Check-in (QR) oder Check-out bestätigen).
- Kennzahlen – Gast, Einheit, An- und Abreise, Gesamtpreis und offener Betrag.
- Gäste – erfasste und noch fehlende Personen.
- Zahlung – Preis, Preisaufschlüsselung, Rabatte, Ortstaxe, bereits abgerechneter und bezahlter Betrag.
- Rechnungen und Meldeschein – alle verknüpften Dokumente.
- Notizen und Herkunft.
Hinweisboxen machen Sie auf Besonderes aufmerksam, z. B. Reservierung unvollständig (Booking.com-Sync) oder Geburtstag während des Aufenthalts.
Reservierung bearbeiten
Klicken Sie auf Bearbeiten. Möglich ist das nur bei Status Ausstehend oder Bestätigt.
Sie können u. a. ändern:
- die Einheit (die Immobilie bleibt fest),
- An- und Abreise – damit verlängern oder verkürzen Sie einen Aufenthalt,
- Gäste hinzufügen, bearbeiten oder entfernen (bis zur maximalen Belegung),
- Preistabelle, Rabatte, Zahlungen, Status, Herkunft und Notizen.
Bestätigen Sie mit Änderungen speichern.
Ortstaxe neu berechnen
Ändern sich Nächte oder Gäste, klicken Sie in den Reservierungsdetails im Bereich Zahlung bei der Ortstaxe auf Neuberechnen. Über Details anzeigen sehen Sie, welcher Satz und welche Befreiung pro Gast angewendet wurde.
Reservierung stornieren
- Öffnen Sie die Reservierung und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Setzen Sie den Status auf Storniert.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Kalender und geben die Einheit wieder frei. In der Liste finden Sie sie über den Status-Filter Storniert.
Gibt es zur Reservierung bereits eine Rechnung, stornieren Sie diese zusätzlich (siehe Rechnung stornieren). Buchungen von Booking.com werden automatisch storniert, wenn der Gast bei Booking.com storniert.
Stornieren ist endgültig
Eine stornierte Reservierung kann nicht wieder aktiviert werden. Legen Sie bei Bedarf eine neue Reservierung an.
Reservierung löschen
Löschen ist für Fehleingaben gedacht – etwa eine doppelt angelegte Reservierung. Für abgesagte Buchungen verwenden Sie besser Stornieren, damit die Buchung nachvollziehbar bleibt.
Ganz unten in den Reservierungsdetails finden Sie den Bereich Reservierung löschen. Nach der Bestätigung wird die Reservierung aus Kalender und Liste entfernt.
Eine Reservierung, zu der es eine fertiggestellte Rechnung gibt, kann nicht gelöscht werden.
Check-out
Wenn der Gast abreist:
- Klicken Sie in den Reservierungsdetails auf Check-out bestätigen (oder im Kalender auf den Balken › Checkout bestätigen).
- Geben Sie das tatsächliche Abreisedatum ein.
- Bestätigen Sie.
Die Reservierung wechselt auf Ausgecheckt. Das tatsächliche Abreisedatum wird auch im Gästeblatt eingetragen.
Gruppenreservierungen
Reist eine Familie oder Gruppe in mehreren Einheiten an, können Sie die Reservierungen zu einer Gruppe verbinden. Öffnen Sie dazu eine der Reservierungen über Bearbeiten:
- Hat der Hauptgast weitere Reservierungen im selben Zeitraum, schlägt Zimmerplan vor: Weitere Reservierungen im selben Zeitraum gefunden › Gruppe erstellen.
- Andernfalls klicken Sie auf Gruppenreservierung erstellen, vergeben optional eine Gruppenbezeichnung (z. B. „Familie Huber“) und fügen weitere Reservierungen hinzu.
Für Gruppen gibt es gemeinsame Aktionen:
- Gruppe einchecken (QR) – getrennte Anmeldungen oder ein gemeinsames Gästeblatt (siehe Online-Check-in)
- Gruppe auschecken – sobald alle eingecheckt sind
- Gruppenrechnung – eine Rechnung über alle Reservierungen
Mit Aus Gruppe entfernen bzw. Gruppe auflösen heben Sie die Verbindung wieder auf – die Reservierungen selbst bleiben bestehen.
Beim Gruppen-Check-out wird das tatsächliche Abreisedatum nicht ins Gästeblatt übernommen. Wenn Gäste früher abreisen, checken Sie die betroffenen Reservierungen einzeln aus.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.