Reservierung anlegen
Das vollständige Reservierungsformular – Gäste, Zeitraum, Preistabelle, Rabatte, Anzahlungen, Herkunft und Notizen.
Für schnelle Buchungen genügt der Dialog im Kalender. Das vollständige Formular erreichen Sie über Reservierungen›Neue Reservierung oder im Kalender-Dialog über Alle Details.
Vorher anlegen
Für eine Reservierung brauchen Sie mindestens eine Immobilie mit Einheit. Gäste können Sie direkt im Formular neu anlegen.
1. Immobilie & Einheit
Wählen Sie zuerst die Immobilie und dann die Einheit. Die Einheiten erscheinen mit Name und Zimmernummer.
2. Gäste
- Gebuchte Anzahl Gäste (Pflicht) – wie viele Personen laut Buchung kommen. Zimmerplan warnt, wenn die maximale Belegung der Einheit überschritten wird.
- Mit Gast hinzufügen erfassen Sie die Personen namentlich. Der erste Gast ist der Hauptgast und Ansprechpartner der Reservierung.
Sie müssen nicht alle Personen sofort erfassen: Noch fehlende Gäste werden in der Reservierung als „fehlend“ angezeigt und können später – spätestens beim Online-Check-in – ergänzt werden.
Im Dialog Gast hinzufügen:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Gast (Pflicht) | Aus der Gästekartei suchen (Name, E-Mail, Telefon) oder Neuen Gast anlegen. |
| Geburtsdatum, Nationalität | Für Gästeblatt und Ortstaxe (Altersbefreiungen). |
| Reisezweck | Urlaub, Dienstreise, Ausbildung, medizinische Behandlung oder Sonstiges – wird für Ortstaxe-Befreiungen verwendet. |
| Rolle | Hauptgast oder Begleitung. |
| Notizen | Intern, z. B. „Allergie“, „Rollstuhl“. |
Gebuchte Anzahl später nicht änderbar
Die Gebuchte Anzahl Gäste kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Tragen Sie sie sorgfältig ein. Sie können später aber weitere Gäste namentlich hinzufügen, solange die maximale Belegung der Einheit nicht überschritten wird.
3. Firmenreservierung (optional)
Bucht eine Firma für ihre Mitarbeitenden, wählen Sie hier die Firma. Sie wird später automatisch als Rechnungsempfänger eingetragen.
4. Aufenthaltszeitraum
Check-in und Check-out eingeben – die Anzahl der Nächte wird berechnet. Zimmerplan prüft sofort, ob die Einheit frei ist:
- Einheit ist in diesem Zeitraum verfügbar – alles in Ordnung.
- Einheit nicht verfügbar – mit Link zur Reservierung, die den Zeitraum belegt.
- Einheit gesperrt – es gibt eine Sperrzeit.
Eine Überbuchung ist nicht möglich: Solange ein Konflikt besteht, kann nicht gespeichert werden. Ein Wechseltag – ein Gast reist ab, der nächste reist am selben Tag an – ist erlaubt.
5. Preistabelle
Die Preistabelle wird automatisch aus Saisonpreisen und Grundpreis befüllt und zeigt pro Preisabschnitt Von, Bis (exkl.), Nächte, Preis/Nacht und Summe. Sie können Preise überschreiben oder mit Zeile hinzufügen weitere Abschnitte anlegen.
- Abschnitte dürfen sich nicht überschneiden und müssen innerhalb des Aufenthalts liegen.
- Nächte ohne eigenen Abschnitt werden zum Grundpreis der Einheit berechnet.
Änderungen an der Preistabelle gelten nur für diese Reservierung.
6. Rabatt / Aufschlag
Fixe Beträge mit Beschreibung, z. B. „Treuerabatt 20 €“. Ein positiver Betrag ist ein Rabatt, ein negativer ein Aufschlag. Rabatte werden auf die Rechnung übernommen.
Aufschläge (negative Beträge) werden derzeit nicht automatisch auf die Rechnung übernommen. Erfassen Sie einen Aufschlag auf der Rechnung stattdessen als eigene Position.
7. Zahlungen
Bereits erhaltene Zahlungen, etwa eine Anzahlung per Überweisung oder eine Zahlung über ein Buchungsportal: Beschreibung, Datum und Betrag. Sie verringern den offenen Betrag und werden auf die Rechnung übernommen.
8. Status & Herkunft
- Status – Standard ist Bestätigt (siehe Status).
- Herkunft – Direkt, Booking.com, Airbnb, Expedia, Telefon, E-Mail oder Homepage. Wichtig für die Auswertungen und die Berechnung von Plattformgebühren.
- Notizen – nur für Ihr Team sichtbar.
Speichern
Rechts sehen Sie die Zusammenfassung mit Einheit, Nächten, Gesamtpreis und bereits bezahltem Betrag. Klicken Sie auf Reservierung erstellen. Ist das gerade nicht möglich, steht neben dem Button der Grund.
Nach dem Speichern berechnet Zimmerplan automatisch die Ortstaxe.
Häufige Meldungen
| Meldung | Lösung |
|---|---|
| Check-out muss nach Check-in liegen. | Abreisedatum korrigieren. |
| Die Anzahl Gäste … überschreitet die maximale Belegung … | Weniger Gäste eintragen oder eine größere Einheit wählen. Die Höchstbelegung stellen Sie bei der Einheit ein. |
| Diese Einheit ist im gewählten Zeitraum bereits belegt | Anderen Zeitraum oder andere Einheit wählen. |
| Diese Einheit ist in diesem Zeitraum gesperrt | Sperrzeit bei der Einheit prüfen. |
| Die Preistabelle enthält Fehler. | Überschneidende oder außerhalb liegende Zeilen korrigieren. |
| Die Preistabelle deckt nicht alle Nächte ab und es ist kein Standardpreis konfiguriert. | Grundpreis bei der Einheit hinterlegen oder Zeilen ergänzen. |
| Alle Zahlungen müssen eine Beschreibung haben. | Beschreibung bei jeder Zahlung eintragen. |
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.