Kalender (Belegungsplan)
Der grafische Zimmerplan – Belegung aller Einheiten auf einen Blick, Reservierungen per Maus anlegen und verschieben, Tagespreise setzen.
Der Kalender ist das Herzstück von Zimmerplan: Jede Zeile ist eine Einheit, jede Spalte ein Tag. Reservierungen erscheinen als farbige Balken. Sie öffnen ihn im Hauptmenü unter Kalender.
Aufbau
- Kopfzeile – Monat, Wochentag und Datum. Heute ist farbig hervorgehoben, Wochenenden sind grau, österreichische Feiertage bernsteinfarben (der Name erscheint, wenn Sie mit der Maus darüberfahren). Berücksichtigt werden die bundesweiten gesetzlichen Feiertage, keine Landesfeiertage oder Schulferien.
- Linke Spalte – Name und Zimmernummer jeder Einheit. Über das Suchfeld Einheit suchen… finden Sie eine Einheit nach Name oder Nummer.
- Gruppen – Haben Sie mehrere Immobilien, sind die Einheiten nach Immobilie gruppiert. Gruppen lassen sich einzeln oder mit Alle zuklappen / Alle aufklappen ein- und ausklappen.
- Preiszeile – Unter jeder Einheit steht der Preis pro Nacht (siehe Preise im Kalender).
Es werden nur aktive Einheiten angezeigt. Stornierte Reservierungen erscheinen nicht.
Zeitraum wählen
In der Werkzeugleiste oben:
| Element | Funktion |
|---|---|
| Alle Objekte | Nur sichtbar bei mehreren Immobilien: auf eine Immobilie einschränken. |
| Preise (€-Symbol) | Preiszeile ein- oder ausblenden. |
| Datumsbereich | Vorgaben 1, 2, 4, 6 oder 8 Wochen bzw. 3 Monate – oder ein frei gewählter Zeitraum. |
| Heute | Springt zurück zum heutigen Tag (nur sichtbar, wenn heute nicht im Bild ist). |
| ‹ › | Blättert um die Länge des angezeigten Zeitraums vor oder zurück. |
| + Neu | Neue Reservierung anlegen. |
Standardmäßig zeigt der Kalender 4 Wochen ab dem Montag der aktuellen Woche.
Farben und Symbole
| Farbe / Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Gelb | Ausstehend – Reservierung noch nicht bestätigt |
| Indigo / Blau | Bestätigt |
| Grün | Eingecheckt – Gast ist im Haus |
| Grau | Ausgecheckt |
| Rot mit Schloss | Gesperrt – Sperrzeit |
| Bernstein (Kopfzeile) | Feiertag |
| BC / AB / EX | Buchung über Booking.com / Airbnb / Expedia |
| Warndreieck, gelber Rahmen | Buchung von einem Portal, bei der noch Gastdaten fehlen |
Ein Reservierungsbalken reicht von der Mitte des Anreisetags bis zur Mitte des Abreisetags – so sehen Sie auf einen Blick, dass am Abreisetag bereits der nächste Gast anreisen kann. Beschriftet ist der Balken mit dem Gastnamen (oder der Reservierungsnummer, solange kein Gast eingetragen ist).
Reservierung anlegen
- Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Einheit auf den Anreisetag und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Nacht.
- Eine gestrichelte Vorschau zeigt die Anzahl der Nächte – oder Belegt, wenn der Zeitraum nicht frei ist.
- Lassen Sie los: Der Dialog Neue Reservierung öffnet sich mit Einheit und Zeitraum.
Ein einfacher Klick auf einen Tag ergibt eine Nacht. Die Abreise ist immer der Tag nach dem letzten markierten Tag. Mit Esc brechen Sie ab.
Der Dialog „Neue Reservierung“
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Hauptgast (Pflicht) | Bestehenden Gast suchen oder direkt einen neuen anlegen. Bei gesperrten Gästen erscheint eine Warnung. |
| Anzahl Gäste | Zimmerplan warnt, wenn die maximale Belegung der Einheit überschritten wird. |
| Check-in / Check-out | An- und Abreisedatum. |
| Preis / Nacht | Wird automatisch aus Tages-, Saison- oder Grundpreis vorbelegt. Gelten im Zeitraum unterschiedliche Preise, steht hier „variabel“ mit einer Aufstellung. |
| Status | Standard ist Bestätigt. |
| Notizen | Optionale interne Notiz. |
Während Sie tippen, prüft Zimmerplan laufend die Verfügbarkeit („Einheit ist verfügbar“ bzw. „Nicht verfügbar — belegt von …“). Erstellen ist erst möglich, wenn Gast und Einheit gewählt sind und kein Konflikt besteht. Mit Alle Details wechseln Sie zum vollständigen Reservierungsformular – Ihre Eingaben werden übernommen.
Die Ortstaxe wird beim Anlegen automatisch berechnet.
Abweichender Preis gilt für die Einheit
Tragen Sie im Dialog einen Preis / Nacht ein, der vom hinterlegten Preis abweicht, speichert Zimmerplan diesen als Tagespreis für genau diese Nächte. Er gilt dann auch für andere Buchungen derselben Einheit in diesem Zeitraum und erscheint grün in der Preiszeile. Möchten Sie nur dieser einen Reservierung einen Sonderpreis geben, passen Sie den Preis besser nachträglich in der Reservierung an.
Reservierung verschieben (Drag & Drop)
Reservierungen mit Status Ausstehend oder Bestätigt können Sie mit der Maus verschieben:
- auf andere Tage – die Aufenthaltsdauer bleibt gleich,
- auf eine andere Einheit – auch in eine andere Immobilie.
Ist das Ziel belegt oder gesperrt, zeigt die Vorschau Belegt und die Reservierung bleibt, wo sie war. Mit Esc brechen Sie ab.
Nach dem Verschieben prüfen
Beim Verschieben werden Preis und Ortstaxe nicht neu berechnet, und Zimmerplan prüft nicht, ob die Gästeanzahl in die neue Einheit passt. Kontrollieren Sie diese Angaben in der Reservierung, besonders wenn Sie in eine andere Einheit oder Saison verschieben. Gibt es bereits eine Rechnung, passen Sie auch diese an.
Um einen Aufenthalt zu verlängern oder zu verkürzen, ändern Sie An- oder Abreise in der Reservierung selbst.
Klick auf eine Reservierung
Ein Klick (oder Rechtsklick) auf einen Balken öffnet ein Menü:
- Reservierung öffnen – alle Details
- Check-in starten – bei ausstehenden und bestätigten Reservierungen (siehe Check-in)
- Rechnung erstellen – siehe Rechnungen
- Checkout bestätigen – nur bei eingecheckten Gästen, mit Rückfrage
- Buchungsdaten ergänzen – nur bei Portal-Buchungen ohne Gastdaten (siehe unten)
Buchungsdaten ergänzen
Buchungen, die über den Booking.com-Abgleich importiert wurden, enthalten nur den Zeitraum – Booking.com übermittelt keine Gastdaten. Diese Reservierungen sind mit einem Warndreieck markiert.
- Klicken Sie auf den Balken und wählen Sie Buchungsdaten ergänzen.
- Wählen Sie den Gast aus oder legen Sie ihn neu an, und tragen Sie die Anzahl Gäste ein.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Markierung verschwindet.
Preise im Kalender
Die Preiszeile unter jeder Einheit zeigt den Preis pro Nacht. Die Farbe verrät, woher der Preis kommt:
| Farbe | Herkunft |
|---|---|
| Grün | Tagespreis – im Kalender gesetzt |
| Blau | Saisonpreis – bei der Einheit hinterlegt |
| Grau | Grundpreis der Einheit |
| „—“ | Kein Preis hinterlegt |
Tagespreis setzen
- Klicken Sie auf eine Preiszelle – oder ziehen Sie mit der Maus über mehrere Tage.
- Geben Sie im Dialog Tagespreis anpassen den Preis pro Nacht ein.
- Klicken Sie auf Speichern (oder drücken Sie Enter).
Mit Zurücksetzen entfernen Sie die Tagespreise im gewählten Zeitraum wieder – dann gilt wieder Saison- oder Grundpreis. Mehr dazu auf der Seite Preise.
Bedienung am Tablet und Smartphone
Der Kalender passt sich an kleinere Bildschirme an. Das Anlegen per Ziehen, Drag & Drop und das Markieren von Preiszeiträumen sind aber für die Maus gemacht. Am Smartphone legen Sie Reservierungen am besten über + Neu an und ändern sie über Reservierung öffnen.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.