Rechnung erstellen
Rechnungen aus einer Reservierung oder frei erstellen – mit Übernachtung, Ortstaxe, Zusatzleistungen, Anzahlungen und Rabatten.
Zimmerplan erstellt Rechnungen mit österreichischer Umsatzsteuer-Ausweisung als PDF. Sie finden alle Rechnungen unter Rechnungen›Alle Rechnungen.
Vor der ersten Rechnung
Hinterlegen Sie zuerst Ihre Absenderdaten, Bankverbindung und – falls zutreffend – die Kleinunternehmerregelung unter Rechnungseinstellungen. Diese Angaben werden beim Fertigstellen fest in die Rechnung übernommen.
Wege zur Rechnung
- Aus einer Reservierung (empfohlen) – in den Reservierungsdetails, in der Reservierungsliste oder im Kalender über Rechnung erstellen. Zimmerplan befüllt Empfänger, Leistungszeitraum und Positionen automatisch.
- Für eine Gruppe – über Gruppenrechnung in einer Gruppenreservierung.
- Frei – über Rechnungen›Neue Rechnung, z. B. für Leistungen ohne Übernachtung.
Für Reservierungen mit Status Ausstehend oder Storniert kann keine Rechnung erstellt werden.
Was automatisch übernommen wird
Erstellen Sie die Rechnung aus einer Reservierung, setzt Zimmerplan ein:
- Übernachtung – eine Position pro Einheit mit dem Zeitraum („Übernachtung (Datum – Datum)“), bei Firmenrechnungen mit dem Namen des Gastes
- Ortstaxe – als Durchlaufposten, neu berechnet zum Zeitpunkt der Rechnung
- Standardprodukte der Einheit, z. B. Endreinigung (siehe Einheiten)
- Rabatte aus der Reservierung
- Bereits geleistete Zahlungen, die noch auf keiner Rechnung stehen
- Rechnungsempfänger – der Hauptgast oder, bei Firmenreservierungen, die Firma
- Leistungszeitraum – An- und Abreise
Das Rechnungsformular
Rechnungsdetails
- Immobilie – bei Rechnungen aus einer Reservierung fest vorgegeben
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum – die Fälligkeit ergibt sich aus dem Zahlungsziel in den Rechnungseinstellungen (Standard 14 Tage)
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
Reservierungen
Über Reservierung hinzufügen können Sie weitere Reservierungen derselben Immobilie auf eine Rechnung nehmen.
Rechnungsempfänger
Wählen Sie Privatperson oder Firma und dann den Gast bzw. die Firma. Die Adresse wird übernommen und kann für diese Rechnung angepasst werden. Bei Firmen tragen Sie die UID-Nummer ein.
Positionen
Jede Position hat Bezeichnung, Steuersatz, Anzahl, Einheit (Nacht, Stück, Person, Stunde, Pauschal, Gast/Nacht), Einzelpreis (netto) und optional eine Beschreibung.
Wählen Sie oben ein Produkt aus, werden Bezeichnung, Preis, Einheit und Steuersatz automatisch ausgefüllt. Mit — Freie Position — erfassen Sie eine beliebige Leistung. Wiederkehrende Leistungen legen Sie am besten als Produkt an.
Die Steuersätze sind unter Umsatzsteuer erklärt.
Bereits geleistete Zahlungen
Anzahlungen und andere Zahlungen des Gastes. Sie werden vom Gesamtbetrag abgezogen und als Offener Betrag ausgewiesen.
Rabatt
Fixe Beträge, die vom Nettobetrag abgezogen werden. Ein Aufschlag lässt sich hier nicht erfassen – legen Sie dafür eine eigene Position an.
Notizen
- Öffentliche Notiz – erscheint auf der Rechnung, z. B. „Vielen Dank für Ihren Aufenthalt!“
- Interne Notiz – nur für Sie sichtbar
Zusammenfassung
Rechts sehen Sie laufend Netto gesamt, Rabatt, USt. gesamt, Ortstaxe (Durchlaufposten), Gesamtbetrag und Offener Betrag.
Entwurf oder fertigstellen
Unten in der Zusammenfassung haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Entwurf speichern – die Rechnung bleibt änderbar, hat noch keine Nummer und trägt im PDF das Wasserzeichen „ENTWURF“.
- Rechnung erstellen – die Rechnung wird final erstellt, bekommt ihre fortlaufende Nummer und kann danach nicht mehr geändert werden.
Fertige Rechnungen sind unveränderlich
Das ist gesetzlich so vorgesehen: Eine ausgestellte Rechnung darf nicht nachträglich verändert werden. Stellen Sie nach dem Fertigstellen einen Fehler fest, stornieren Sie die Rechnung und erstellen Sie eine neue.
Einen Entwurf stellen Sie später in der Rechnungsansicht mit Rechnung fertigstellen fertig – ohne weitere Rückfrage. Prüfen Sie den Entwurf daher vorher über Entwurf-PDF herunterladen.
Rechnung an den Gast übermitteln
Laden Sie die fertige Rechnung mit PDF herunterladen herunter und senden Sie sie per E-Mail an den Gast oder drucken Sie sie aus. Zimmerplan verschickt Rechnungen derzeit nicht selbst.
Keine Registrierkasse
Zimmerplan ist keine Registrierkasse im Sinne der RKSV. Für Barzahlungen und Kartenzahlungen vor Ort brauchen Sie – sofern Ihr Betrieb registrierkassenpflichtig ist – zusätzlich eine eigene Registrierkasse. Ob das auf Sie zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.