Bezahlt, Storno & Rechnungsliste
Rechnungsstatus, Zahlungseingang erfassen, Rechnungen stornieren und Entwürfe löschen.
Rechnungsliste
Unter Rechnungen›Alle Rechnungen sehen Sie alle Rechnungen mit Nummer, Empfänger, Immobilie, Betrag, Status, Datum und Fälligkeit. Oben filtern Sie nach Status, daneben suchen Sie nach Rechnungsnummer, Gast oder Firma.
Rechnungen, die zu einer Reservierung gehören, sind mit Res. markiert, Stornorechnungen mit Storno.
Status einer Rechnung
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | In Bearbeitung, noch ohne Nummer, kann geändert und gelöscht werden |
| Gesendet | Fertiggestellt und offen – wartet auf Zahlung |
| Bezahlt | Zahlung ist eingegangen |
| Überfällig | Fälligkeitsdatum überschritten |
| Storniert | Durch eine Stornorechnung aufgehoben |
„Gesendet“ heißt „fertiggestellt“
Der Status Gesendet bedeutet, dass die Rechnung fertiggestellt ist. Zimmerplan verschickt die Rechnung nicht selbst – das PDF senden Sie dem Gast selbst zu. Offene Rechnungen werden derzeit nicht automatisch auf Überfällig gesetzt; behalten Sie dafür die Spalte Fällig im Blick.
Zahlung erfassen
Ist das Geld eingegangen, öffnen Sie die Rechnung und klicken auf Als bezahlt markieren. Der Zahlungsstatus der zugehörigen Reservierung wird automatisch aktualisiert.
Haben Sie eine Rechnung irrtümlich als bezahlt markiert, nehmen Sie das mit Bezahlung widerrufen zurück.
Teilzahlungen auf eine fertige Rechnung lassen sich nicht erfassen – eine Rechnung ist entweder offen oder bezahlt. Anzahlungen erfassen Sie vor dem Erstellen der Rechnung in der Reservierung oder im Rechnungsformular unter Bereits geleistete Zahlungen.
Rechnung stornieren
Eine fertige Rechnung kann nicht geändert oder gelöscht werden. Ist sie falsch, stornieren Sie sie:
- Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Stornieren.
- Bestätigen Sie mit Stornorechnung erstellen.
Zimmerplan erstellt automatisch eine Stornorechnung mit allen Positionen als negative Beträge. Die Originalrechnung erhält den Status Storniert. Beide Rechnungen verweisen aufeinander.
Die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer aus demselben Nummernkreis mit dem Präfix S-. Anschließend können Sie eine neue, korrigierte Rechnung erstellen.
Ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden. Teil-Gutschriften (z. B. nur eine Position) sind derzeit nicht möglich – stornieren Sie die ganze Rechnung und erstellen Sie eine neue.
Entwurf bearbeiten oder löschen
Entwürfe können Sie jederzeit mit Bearbeiten ändern oder mit Entwurf löschen entfernen. Gelöschte Entwürfe verbrauchen keine Rechnungsnummer.
PDF herunterladen
Mit PDF herunterladen erhalten Sie die Rechnung als Rechnung-<Nummer>.pdf. Die Datei wird beim ersten Herunterladen erzeugt und danach unverändert aufbewahrt – auch wenn Sie später Ihr Logo oder Ihre Bankdaten ändern.
Aufbewahrung
Rechnungen sind in Österreich in der Regel 7 Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO). Laden Sie die PDFs regelmäßig herunter oder nutzen Sie den Datenexport, um eine eigene Kopie zu behalten.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.