Online-Check-in
Gäste füllen das Gästeblatt per Link oder QR-Code selbst aus und unterschreiben digital – am eigenen Handy oder an Ihrem Tablet.
Mit dem Online-Check-in erfassen Ihre Gäste ihre Meldedaten selbst: Sie öffnen einen Link oder scannen einen QR-Code, prüfen und ergänzen ihre Angaben und unterschreiben mit dem Finger. Daraus entsteht automatisch das Gästeblatt im elektronischen Gästeverzeichnis.
Einziger Weg ins Gästeverzeichnis
Gästeblätter entstehen in Zimmerplan ausschließlich über den Online-Check-in. So ist sichergestellt, dass jedes Gästeblatt die Unterschrift des Gastes trägt.
Check-in-Link erzeugen
Öffnen Sie die Reservierung und klicken Sie auf Gast Check-in (QR) – oder im Kalender auf den Balken › Check-in starten.
Sind mehrere Gäste erfasst, wählen Sie den Check-in Modus (siehe unten).
Zimmerplan zeigt einen QR-Code und den Check-in Link. Sie haben drei Möglichkeiten:
- QR-Code scannen lassen – der Gast öffnet die Kamera-App seines Handys und scannt den Code am Bildschirm.
- Kopieren – Sie senden den Link selbst per E-Mail, SMS oder WhatsApp, z. B. schon vor der Anreise.
- Auf diesem Gerät öffnen (Tablet) – der Gast füllt das Formular direkt an Ihrem Tablet an der Rezeption aus.
Sobald der Gast fertig ist, aktualisiert sich der Dialog automatisch: Check-in erfolgreich abgeschlossen.
Zimmerplan verschickt keine E-Mails an Gäste
Den Link geben Sie selbst weiter. Zimmerplan sendet derzeit weder Check-in-Links noch Erinnerungen automatisch an Ihre Gäste.
Check-in-Modus
Sind für die Reservierung mehrere Gäste erfasst, fragt Zimmerplan: Wie sollen die Gäste einchecken?
| Modus | Gästeblatt | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Familie / Lebensgemeinschaft | Ein gemeinsames Gästeblatt (Typ B) | Familien, Paare – eine Person füllt für alle aus |
| Einzelne Gäste / Freunde / Kollegen | Jeder Gast bekommt einen eigenen QR-Code (Typ A) | Gäste, die nicht zusammengehören |
| Reisegruppe | Ein Gruppen-Gästeblatt (Typ C) | Ab 8 Personen, z. B. Vereine, Busreisen |
Bei Einzelne Gäste zeigt Zimmerplan die Codes nacheinander an („Gast 1 von 3“ › Nächster Gast).
Gruppen
Für eine Gruppenreservierung klicken Sie auf Gruppe einchecken (QR) und wählen:
- Getrennte Anmeldungen – ein QR-Code je Reservierung, oder
- Als Familie einchecken – ein gemeinsames Gästeblatt für alle Reservierungen der Gruppe.
Gültigkeit des Links
- Jeder Link ist einmal verwendbar.
- Er gilt bis zum Tag nach der Abreise, mindestens aber 14 Tage ab Erstellung. Das genaue Ablaufdatum steht unter dem Link.
- Öffnen Sie den Dialog erneut, bekommen Sie denselben, noch gültigen Link angezeigt.
Was der Gast sieht
Der Gast braucht kein Konto und keine App. Er sieht den Namen Ihrer Unterkunft, Einheit, Buchungsnummer sowie An- und Abreise und füllt in mehreren Abschnitten aus:
- Persönliche Daten – Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Heimatadresse. Was Sie bereits in der Gästekartei erfasst haben, ist vorausgefüllt.
- Reisedokument – nur für Gäste ohne österreichische Staatsbürgerschaft: Art, Nummer, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde.
- Mitreisende – bei Familien und Gruppen: Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit jeder weiteren Person.
- Unterschrift – mit Finger oder Stift im Unterschriftsfeld.
- Datenschutzhinweis – Ihr Betrieb ist Verantwortlicher, Zimmerplan verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag.
- Bestätigung – der Gast bestätigt, dass die Angaben korrekt sind, und klickt auf Check-in abschließen.
Ein Fortschrittsbalken zeigt, welche Abschnitte noch fehlen. Fehlende Pflichtangaben werden markiert.
Was danach passiert
- Im Gästeverzeichnis entsteht ein Eintrag mit Status Eingereicht samt PDF des Gästeblatts.
- Die Reservierung wechselt auf Eingecheckt (bei „Als Familie einchecken“ alle Reservierungen der Gruppe).
- Der Link wird ungültig.
- Die Angaben des Gastes werden in die Gästekartei übernommen. Bestehende Daten des Gastes (Name, Adresse, Ausweis usw.) werden dabei aktualisiert; für Mitreisende ohne eigenes Gästeprofil werden neue Profile angelegt.
Wenn etwas nicht klappt
| Der Gast sieht … | Ursache und Lösung |
|---|---|
| Link abgelaufen | Der Link ist abgelaufen oder wurde bereits verwendet. Prüfen Sie im Gästeverzeichnis, ob der Check-in schon erfolgt ist. Falls nicht, erzeugen Sie in der Reservierung einen neuen Link. |
| Bereits eingecheckt | Für diese Reservierung gibt es schon einen Check-in. |
| Fehler – Dieser Link ist ungültig | Der Link ist unvollständig kopiert worden. Senden Sie ihn erneut. |
Ein Gast hat sich vertippt? Gästeblätter können nicht nachträglich bearbeitet werden. Stornieren Sie den Eintrag im Gästeverzeichnis – die Reservierung wechselt dann zurück auf Bestätigt, und Sie können einen neuen Check-in-Link erzeugen.
Online-Check-in-Links funktionieren nur, solange Ihr Zimmerplan-Abonnement aktiv ist.
Fehlt etwas oder ist etwas unklar? Schreiben Sie uns an support@zimmerplan.at.